• 南宁泛微服务商告诉您如何高效召开一场年中会议?

    时间:2019/9/26 17:05:48

    南宁泛微服务商云腾为您分享:

    不知不觉,2019年已经过去快一半了,相信很多公司都在进行年中总结。那么,该如何高效的召开一场年中会议呢?

    作为“承上启下”的年中关键期,既要对上半年工作进行有效回顾,更要对下半年工作进行统筹安排。年中会议涉及人员多甚至可能包含外部客户、经销商等,一场成功的年中会议需要对人员、场地、设备等各方资源进行协调。

    而传统会议模式却让人“累觉不爱”——

    要用的会议室总有人“捷足先登”,签到现场总是一片混乱,参会人员难以清点,会议记录无处查询......

    针对大型会议的召开,还真离不开一套协同内外的泛微e-office协同OA系统进行流程化管控。

    会前准备阶段

    召开一场会议之前,我们需要做一些准备工作,包括会议室的申请、会议安排查看、会议人数统计以及会前提醒等。

    不再冲突的会议室使用

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    通过e-officOA系统e电子化的会议申请流程,智能分析会议室使用情况,有效避免会议室使用冲突。通过对会议室进行分权管理,不同类型的会议室具有不同使用权限,且由不同人员进行审批管理,实现会议室“专用专申请”,确保资源优化配置。

    日历式可视化会议安排

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    通过日历模式展现会议安排,便捷了解本日、本周及本月的会议情况。不同状态的会议以不同颜色显示,方便用户有效掌握什么时间、什么地点有哪些主题的会议需要开展。

    会议回执精准统计人数

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    通过会议回执功能,确保参会人员对会议流程进行回复,选择是否参加会议,以便精确统计参加人数。借助这一功能,会议安排不再是单向通知,而是双向互动,避免会议过程中缺席人数过多的尴尬局面。

    内外人员一体高效提醒

    借助OA系统多维消息体系,可对内外参会人员进行高效会前提醒。有外部人员参会时,可提前将其姓名、单位、手机、邮箱等基本信息录入系统,并选择提醒方式及提醒时间。会议开始前,系统智能提醒内外部人员参会。

    会议现场管理

    三种签到模式

    针对会议现场管理,e-office提供人员签到、wifi签到、扫码签到等三种签到模式,用户可根据实际需求进行自主选择。

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    通过连wifi、扫码等线上签到方式,避免传统纸质签到带来的统计不准、现场签到混乱等问题。除此之外,会议组织者还可通过签到页面,查看人员参会情况,方便后续会议的推进。

    便捷记录会议要点

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    会议过程中,参会人员可通过“会议记录”按钮进入编辑页面,对会议内容进行实时记录。不同参会人员可从不同角度对会议要点进行补充,实现会议内容的便捷共享与电子化存储。

    智能变更会议状态

    审批后的会议根据会议开始、结束时间,自动变更会议状态。若遇突发情况,也可手动取消会议或提前开始与结束会议。

    会后总结阶段

    会议结束后,相关人员可通过“我的会议”页面,对以往会议进行高效回顾。同时,可进一步补充会议记录,完善会中没来得及整理的会议要点。

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    当然,e-officeOA系统还支持会议记录的导出,方便线下会议记录的存档。

    通过会前、会中、会后的一体化管控,泛微e-officeOA系统实现高效的会议申请、会议提醒、会议现场与会议总结管理。通过协同平台的连接与整合作用,年中会议可以更高效的开展。

    以上就是本期的内容,如果您想了解更多南宁泛微服务商相关的知识,欢迎关注我们的网站咨询了解。



    编辑:南宁泛微服务商云腾

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