• 南宁OA软件:泛微e-office文档标签管理,让知识搜索“正中靶心”

    时间:2018/8/20 15:44:46

    南宁OA软件泛微运营中心云腾为您分享:

    工作中经常会遇到这样的问题:文档日积月累越来越多,想要搜索时却如大海捞针,总也找不到。或者依稀记得大概内容,系统却不支持模糊查找,最后也只能与想要搜索的文档“失之交臂”。

    “知识过剩”造成的“知识浪费”现象越来越严重,如何才能解决这一问题呢?泛微e-office通过文档标签化管理,支持个性自定义设置,为每一篇文档装上精准的定位系统,让知识搜索“正中靶心”。

    1设置公共标签,建立文档“指南针”

    在e-office系统内,文档虽然分门别类进行存储,但进行类目筛选的前提是要知道文档究竟属于哪个文件夹。当然,通过标题查找也需要知道文档的标题名称。如果这两样东西都记不清了,文档标签查找功能就发挥作用了。

    通过进入“系统管理–标签设置”,可对文档的公共标签进行设置。按照文档的功能及应用价值,可设置不同的标签,如售前资料、公告信息、项目知识等。新建文档时,可勾选对应的标签对文档进行“标记”,就如同“指南针”一样,实现知识搜索的精准定位。

    2个性自定义标签,建立搜索“舒适区”

    每个人的办公方式不一样,对于标签的命名方式也会有差异。“一千个人眼中有一千个哈姆雷特”,该如何让每个人都找到自己的搜索“舒适区”呢?

    通过个性自定义标签,让用户设置出最便于自己搜索的标签模式。通过“个性设置–个人标签设置”,可定义出只有当前用户查看并使用的标签类型。用户完全按照“我”的角度出发,可将文档标签定义为“与我相关”、“与我无关”、“我近期需要查看的文档”等类型。

    3多标签设置与查找,条条大路通罗马

    针对不同的场景价值,一篇文档可对应多个标签。相应的,在文档搜索时,也可勾选多个标签进行文档定位。

    使用标签功能查找文档时,可通过两种方式进行。一种是进入“我的文档 – 高级查询”,进行单个标签或多个标签的文档搜索。另一种是通过“文档搜索”页面,选择相应标签搜索出该标签下的所有文档,同样支持多标签查找。

    大数据时代,与知识沉淀一样重要的是对知识的利用,而高效的知识利用离不开便捷的知识搜索与查找。通过e-office标签化文档管理,建立文档“指南针”,让每个人都能找到适合自己的搜索“舒适区”。

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